Könyvelőiroda informatikai környezete

Pedig az informatikát – a könyvelők átlagéletkorából feltételezve – a szakmában dolgozók túlnyomó része csak autodidakta módon, jellemzően kényszerből sajátította el, ez nem volt a szakmai képzésének, sőt a kötelező továbbképzésének a része soha. Éppen ezért a könyvelő sokszor bizonytalanul mozog ebben a térben, máskor pedig pont neki kell (kellene) elmagyarázni képzett számítástechnikusoknak azt, hogy mire is lenne szüksége.

A cikk megírását külön nehezíti, hogy a könyvelők informatikai téren egy nagyon széles skálán mozognak. Van, akinek már senki nem tud újat mondani, minden innovációra nyitott, és azt be is vezeti.

De a tapasztalat azért az, hogy vannak, akik még mindig tartanak a digitális megoldásoktól. Sok esetben ők már a szakma elhagyásán is gondolkodnak.

Nem tudom, hogy te hol tartasz. De ha a cikk neked nagyon alap, akkor veregesd meg a vállad, hogy a szakmai társadalom elitjéhez tartozol.

Gyakran használjuk az IT kifejezést e témában, amely információtechnológiát jelent. Ebbe beletartozik a gépi környezet (hardware vagy hardver) és az ezeken futó számos felhasználás, program (software vagy szoftver).

A könyvelőiroda IT-környezetében többféle területnek kell egymással összhangban működnie. Ezek jellemzően:

• az informatikai alapkörnyezet,
• az ügyviteli programok.

Az informatikai alapkörnyezet

Mára már ennek a két rendszernek a tökéletes összhangjaként a cél a minél hatékonyabb adatfeldolgozás, amelynek az eredménye az elektronikus import/export kezelés, egyéb területek támogatása. Tehát rendszerekben kell gondolkodni.

Bár a kézi könyvvezetés is megengedett, a gépi rendszerek hatékonyságához nem fér kétség. Abban az esetben, ha a könyvelő nem egyedül dolgozik, akkor az általa használt számítógépeket célszerű hálózatban üzemeltetni. Ellenkező esetben meg kell teremteni az egyes gépek közötti egyéb adatátviteli módot. Ha a könyvelő több számítógépet is használ, nagymértékben fokozható – természetesen a megfelelő biztonságtechnikai feltételek betartása mellett – a hatékonyság.

A szélessávú internet az adat- és információtovábbítás feltétele, így lehetőség van nagyobb adatállományok, adatcsomagok fogadására és továbbítására. Ma már az ügyféligények és az elektronikus feldolgozás lehetősége igényli, sőt megköveteli ezt. A relatív gyors, nagyobb mennyiségű adat mozgatására képes internetkapcsolat megléte mellett az esetleges internetkimaradások esetére elengedhetetlen valamilyen biztonsági tartalék (pl. hálózatra köthető 4G mobilkapcsolat). Ez az opció azért fontos, mert ezzel biztosítható, hogy a könyvelő folyamatosan teljesíteni tudja a vállalt könyvelői feladatait, úgymint az adóbevallások időben történő benyújtása.

Minimum adatbiztonsági elvárás, hogy a könyvelő valamennyi számítógépe jogtiszta operációs rendszerrel rendelkezzen. Az operációs rendszerek is folyamatosan fejlődnek, ezért ennek összhangban kell lenni az egyéb IT-berendezések és a szakmai programok háttérigényével.

Mindenkinek a jól felfogott érdeke, hogy minden számítógépen, illetve a számítógépes hálózaton naprakész jogtiszta vírusvédelmi rendszer működjön. Azzal, hogy egy számítógép vagy a hálózat az interneten keresztül kapcsolatba kerül a külvilággal – még akkor is, ha a könyvelő csak a számára ismert oldalakat nyit meg és használ –, jelentős kockázatoknak van kitéve. A vírusok valójában olyan rosszindulatú programok, amelyek a rendszerbe bejutva képesek adatokat elérhetetlenné tenni, törölni, a használt programok működését megváltoztatni vagy a számítógépben akár javíthatatlan hibákat generálni. Minden könyvelő tudja, mekkora értéket jelent a már elkészült munka, ezért mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatok, a programok megfelelő védelemben legyenek.

A tűzfal célja annak biztosítása, hogy egy adott számítógépbe vagy rendszerbe ne törhessen be illetéktelen. Bár gondolhatná egy könyvelő, hogy „kinek kellenek az én adataim”, azonban az illetéktelen, jellemzően automata kémprogramokon keresztül működő behatolók nem válogatnak, számukra bárhol lehet értékes adat, információ, amelynek megszerzése a cél. A tűzfalak általában folyamatosan jegyzik a forgalom bizonyos adatait, a bejelentkező gépek és felhasználók azonosítóit, a rendkívüli és kétes eseményeket, továbbá riasztásokat is adhatnak. A tűzfal hardver- (pl. router) és szoftverelemekből áll, amelyek megfelelő kiválasztását és telepítését ajánlott számítástechnikában jártas szakemberre bízni.

A külső behatolások és a belső (könyvelőirodán belüli vagy a számítógéphez hozzáférő) illetéktelen személyeknek az adatokhoz való hozzáférését egyaránt meg kell akadályozni. Ehhez minden számítógépet belépési jelszóval kell megvédeni. A jelszóvédelem szintén egy minimum adatbiztonsági elvárásnak tekintendő. S tudjuk, semmit sem ér a jelszó, ha az céltáblaként van a gépekre kiragasztva, tehát a jelszavakat is megfelelő védelemben kell részesíteni. Több személy együttes munkavégzésénél (könyvelőiroda) elengedhetetlen a fentiekben vázolt adatokhoz, információkhoz kapcsolódó jogosultságok mellett azok IT-rendszerben való elhelyezésében is jogosultsági szinteket bekapcsolni. Evidens, hogy a könyvelőiroda vezetőjének mindhez jogosultsága kell, hogy legyen, viszont a beosztottaknak csak azokhoz az eszközökhöz, meghajtókhoz szabad hozzáférniük, amelyek a munkájuk szempontjából fontosak.

A könyvelő által használt programcsomagokra vonatkozóan is minimum adatbiztonsági elvárás a jogtiszta forrás. A könyvelő által használt programok alapvetően:

• irodai programcsomagok (word, excel vagy ezek alternatívája);
• ügyviteli programcsomag, amelyek alapvetően a „könyvelő” és „bérszámfejtő” programok, illetve az egyéb, a munkafolyamatokat kiegészítő programok.

A könyvelőiroda teljes IT-rendszerét úgy kell megszervezni, hogy a fogadott, előállított és feldolgozott elektronikus állományokról rendszeres és teljes körű adatmentés legyen. Olyan adatmentési rendszert kell kidolgozni, amelyből – szükség esetén – biztosítható az adatok rendszerbe történő visszaállítása. Az adatmentés akkor hatékony, ha esetleges adatvesztésnél a lehető legkisebb pótlólagos munkával biztosítható a zavartalan könyvviteli szolgáltatás. Ez automatikus és manuális mentésindításokkal, illetve éves, havi, napi, de akár folyamatos mentésekkel biztosítható. Az IT-szakemberek gyakran hangsúlyozzák, hogy „egy mentés, az nem mentés”.

A mentések végrehajtása során is keletkezhetnek hibák, ezért úgy kell a mentési rendszereket kialakítani, hogy egy ilyen mentési probléma esetén mindig ott legyen az a bizonyos másik, így akár 3-4 vagy többszintű mentési rendszer is kialakítható.

Az adatmentési szintek hierarchiájában fontos szerepe van az adatállományok és programok a könyvelés helyétől elkülönülő mentéseinek, tárolásainak. A rendszer kialakításánál célszerű a maximális biztonságra való törekvést és a költség-haszon elvet összekapcsolni.

Ahogy a fentiekből is látszott, az informatikai alapkörnyezet mára már nagyon széles, sokféle elemből áll és számos kockázatot rejt. Mivel a könyvelés (bérszámfejtés) bármely szakaszában keletkező vagy meglévő adatok és információk jelentős értéket képviselnek, ezért a lehetőségekhez képest mindent meg kell tenni az adatok, információk és technika maximális védelme érdekében. Bármely területen bekövetkező károk nagyságukat, presztízsüket illetően komoly anyagi veszteséget jelenthetnek a könyvelőnek. Ezért célszerű olyan biztosítást kötni, amely fedezetet nyújt az IT-hiba vagy szabotázs miatt keletkezett adatvesztésre, illetve az adatok pótlásához anyagi fedezet biztosításához. Az elektronikus berendezések összkockázatú biztosítása mellett lehetőség van információveszteségre, illetve a kapcsolódó többletköltségek finanszírozásához biztosítást kötni, amely akár egy esetleges újrakönyvelés vagy újrakönyveltetés megfinanszírozását is biztosíthatja.

Ügyviteli programok

Alapvetően ide tartoznak a könyvelő, a bérszámfejtő, a zárást segítő és a könyvelőiroda vállalkozás saját működtetését segítő programok. Ez utóbbinak már számos válfaja van, amelyek a kisebb egyedi feladatokban vagy az ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM – Customer Relationship Management) terén nyújtanak segítséget.

Mivel a könyvelés és a hozzá kapcsolódó területek nagyon gyorsan változnak, ezért csak olyan programot szabad használni, amelynél biztosított a folyamatos támogatás és jogkövetés. Az ügyviteli programokat – leggyakrabban – bérleti konstrukcióban vagy megvásárolt felhasználói jog alapján lehet használni. Az eltérő forgalmazási konstrukciók következtében nem egységes a programok támogatása (support) és a szoftverkövetése (más platformokhoz való illesztés, jogszabályi változások követése). A bérleti konstrukció esetén ez – jellemzően – az ár részét képezi, míg a megvásárolt felhasználói jog és a saját cégre írt programok esetén ezekre külön szerződést kell kötni.

Szakmai rendezvényeken vagy fórumokon könnyen „bele lehet szeretni” valamilyen programba. A megvásárlás vagy előfizetés előtt azonban át kell gondolni, hogy mennyiben illeszkedik az a már meglévő programokhoz.

• Meg kell nézni, hogy a meglévő alapkörnyezet erőforrásai elégségesek-e annak futtatásához.
• Gyakran a felhasználók nem ismerik teljes mértékben a korábban már beüzemelt programjaiknak az összes funkcióját, az abban rejlő még kiaknázatlan lehetőségeket. Éppen ezért célszerű egy új program vásárlása előtt a már meglévő lehetőségeket is áttekinteni, s csak azt megvásárolni (arra előfizetni), amely valós igényt tud kielégíteni.
• Lehet, hogy a kínált program csak „vágyálom”, de a könyvelőiroda adott fejlettségi szintjén annak beállítása nem eredményez valós előrelépést, hanem inkább csak szétforgácsolja az erőket.

A különféle alrendszerekben képződött adatok automatikus könyvelési átvétele jelentősen növeli a könyvelés hatékonyságát és biztonságát. Olyan ügyviteli rendszereket ajánlott választani, amelyekben biztosított a zárt rendszerben (önmagán belül) a főkönyvi feladás. Nem szabad azonban elfelejtkezni a rendszeren belüli belső kontrollok alkalmazásáról sem.

Mára már nemcsak célszerű, hanem kötelező olyan ügyviteli programot választani, amelyben – akár fájlkonverziót követően – biztosított

• elektronikus bankimport beolvasása;
• elektronikus kimenőszámla-import beolvasása;
• elektronikus bejövőszámla (NAV-adatok lekérdezése alapján)-import beolvasása;
• vegyes főkönyvi tételek import beolvasása.

Mindemellett fontos, hogy támogassa az alkalmazott ügyviteli programcsomag a NAV által közzétett formátumok exportálását (excel, xlsx vagy tagolt szövegfile). A könyvviteli munkát jelentősen segíti, ha az elkészítendő bevallások vagy ügyfél számára adandó riportok elkészítése és az ügyviteli programcsomagból – természetesen megfelelő tartalmi és formai ellenőrzés után – átemelhető. A legfontosabb adatexportok:

• xx08A-s bevallás kitöltése;
• xx65-ös bevallás kitöltése;
• xx29-es bevallás kitöltése;
• OBR-feladás;
• egyéb elektronikus nyomtatvány, adatszolgáltatás.

Végül, de nem utolsósorban a könyvelőprogramok közül célszerű olyan programot választani, amely rendelkezik a Magyar Könyvvizsgálói Kamara által fémjelzett „Könyvvizsgálóbarát szoftver” minősítéssel, hiszen ez garancia lehet a könyvelő és könyvvizsgáló közötti hatékony közös munkára.