Bérjegyzék küldése elektronikus úton a munkavállalónak

A kifizetett munkabér elszámolása, tájékoztatás

A munkavállaló részére járó munkabért utólag, legalább havonta egy alkalommal kell elszámolni (eltérő megállapodás hiányában). A Munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (továbbiakban: Mt.) alapján a munkavállaló részére kifizetett munkabér elszámolásáról a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig írásbeli tájékoztatást („bérjegyzék”) kell adni. A tájékoztatásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét ellenőrizni tudja. A munkavállalót, ha a munkabér tárgyhónapra vonatkozó elszámolását követően bekövetkező ok miatt az elszámolás módosítása válik szükségessé, a tárgyhónapra vonatkozó munkabér-elszámolás módosításáról legkésőbb a következő havi munkabér elszámolásakor tájékoztatni kell [Mt. 155. § (1)–(4) bek.].

Az írásbeli tájékoztatás, jognyilatkozat, alaki kötöttség

Az Mt. szerint, ha munkaviszonyra vonatkozó szabály valamely fél számára tájékoztatási kötelezettséget követel, akkor a jognyilatkozatra vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni, azaz a bérjegyzék alakiságára is ezek a rendelkezések az irányadók. A tájékoztatást – munkaviszonyra vonatkozó szabály eltérő rendelkezése hiányában – olyan időben és módon kell megtenni, hogy az lehetővé tegye a jog gyakorlását és a kötelezettség teljesítését. A tájékoztatást közöltnek kell tekinteni, ha azt a helyben szokásos és általában ismert módon közzéteszik [Mt. 18. §].

A jognyilatkozatot alaki kötöttség nélkül lehet megtenni, ha a felek megállapodása vagy munkaviszonyra vonatkozó szabály eltérően nem rendelkezik. A munkavállaló kérésére a munkáltatónak a jognyilatkozatát akkor is írásba kell foglalnia, ha az egyébként nem lenne kötelező [Mt. 22. § (1) bek.].

Az írni nem tudó vagy nem képes személy írásbeli jognyilatkozata abban az esetben érvényes, ha azt közokirat vagy olyan teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalják, amelyben a nyilatkozó fél aláírását bíróság vagy közjegyző hitelesíti, továbbá ügyvéd ellenjegyzéssel vagy két tanú aláírással igazolja, hogy a nyilatkozó fél a nem általa írt okiratot előttük írta alá vagy látta el kézjegyével, vagy az okiraton lévő aláírást vagy kézjegyet előttük saját aláírásának vagy kézjegyének ismerte el.

Az olvasni nem tudó, továbbá olyan személy esetén, aki nem érti azt a nyelvet, amelyen az írásbeli nyilatkozatát tartalmazó okirat készült, érvényességének feltétele az írásbeli jognyilatkozatnak az is, hogy magából az okiratból megállapítható legyen, annak tartalmát tanú vagy a hitelesítő személy a nyilatkozó félnek felolvasta és megmagyarázta.

Elektronikusan közölt bérjegyzék mint jognyilatkozat

A munkáltatónak lehetősége van egyoldalúan arról rendelkezni, hogy a munkabérről való elszámolását a munkavállalók részére elektronikusan biztosítja.

Az Mt. ugyanis előírja az írásbeli formát, de nincs olyan kitétel, hogy ez csak hagyományos, papíralapú lehet.

Az elektronikus dokumentumot mint jognyilatkozatot írásbelinek kell tekinteni, ha annak közlése az abban foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas dokumentumban kerül sor [Mt. 22. § (2) bek. a) pont].

Az elektronikus dokumentum akkor tekinthető közöltnek, ha a címzett vagy az átvételre jogosult más személy részére hozzáférhetővé válik [Mt. 24. § (1) bek.].

Az elektronikus dokumentum akkor válik hozzáférhetővé, amikor a címzettnek vagy az átvételre jogosult más személynek lehetősége nyílik arra, hogy annak tartalmát megismerje. A közlés akkor is hatályos, ha a címzett munkavállaló vagy az átvételre jogosult más személy az átvételt megtagadja vagy szándékosan megakadályozza.

Ezeknek a feltételeknek az e-mailben küldött bérjegyzék is megfelelhet, a kialakult gyakorlat nem követel meg speciális elektronikus aláírást a követelmények teljesüléséhez. Amennyiben tehát olyan e-mail-címre kerül kiküldésre, melyet a munkavállaló visszaigazolt, abban az esetben az elküldéssel kézbesítettnek minősül.

Lehetséges megoldások

Megoldás lehet, ha a munkáltató a munkavállalók számára munkáltatói elektronikus levelezési címet biztosít, és a „bérjegyzéket” erre a címre küldi el. Ilyen meglévő e-mail-cím esetén a munkáltató egyoldalúan – a munkavállalók hozzájárulása nélkül – rendelkezhet arról, hogy a munkabér elszámolásáról szóló tájékoztatást ilyen módon biztosítja.

Ha a munkáltató által biztosított e-mail-fiók nem áll rendelkezésre, akkor kötelezhetőek a munkavállalók arra is, hogy saját e-mail-címet hozzanak létre és tartsanak fenn.

Természetesen a munkavállalók saját jogon dönthetik el, hogy ezt milyen szolgáltatónál létesítik, vagy a már meglévő e-mail-címüket használják, vagy e célra egy különálló e-mail-fiókot hoznak létre. Ebben az esetben a munkavállalók kötelezhetők, hogy közöljék a munkáltatóval ezt az e-mail-címet.

Megjegyzés:

A munkáltató követelheti a munkavállalótól az olyan nyilatkozat megtételét vagy személyes adat átadását, közlését, amely a munkaviszony teljesítése vagy a Munka törvénykönyvéből származó igény érvényesítése szempontjából lényeges. Ha a munkavállaló ennek a felszólításnak nem tesz eleget, a munkáltató köteles elkészíteni a munkabér elszámolásáról szóló tájékoztatást, de e-mail-cím hiányában nem tudja elküldeni számára, ez azonban a munkavállaló hibájából válik lehetetlenné, ezért erre a munkavállaló érvényesen nem hivatkozhat.

Foglalkoztatás-felügyeleti hatóságok ellenőrzése

A foglalkoztatás szabályszerűségének ellenőrzése körében a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzése a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt szabályozó rendelkezések minimumkövetelményeinek foglalkoztató általi megtartására terjed ki.

A foglalkoztatás felügyeleti hatósági ellenőrzés szempontjából minimumkövetelménynek kell tekinteni – többek között – az ellenérték megfizetésére vonatkozó szabályok megtartását [115/2021. Korm. rendelet 5. § (2) bek. e) pont].

A régi Mt. alapján hozott határozatban a bírói gyakorlat elfogadta az eredeti, papíralapú dokumentumok szkennelt példányának e-mailen történő kiküldését is írásbeli dokumentumként történő közlésnek [Mfv.10.547/2012/5.].

Erre a határozatra is figyelemmel a „bérjegyzék” e-mailen történő kiküldése, vagy helyben szokásos és általában ismert módként annak intraneten vagy munkavállalói felhasználói e-mail-fiókban elérhető formában történő elérhetősége megfelelő gyakorlat, amit a foglalkoztatás-felügyeleti hatósági sem kifogásol.

Adatvédelmi szabályok alapvető követelményei

A munkabér elszámolásáról szóló tájékoztatáson szereplő adatok a munkavállaló személyes adatának minősülnek, így azok vonatkozásában be kell tartani az adatvédelmi szabályokat. Az EU. 2016/679. számú Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) 24., illetve 32. cikkei határozzák meg az adat- és információbiztonságra vonatkozó általános követelményeket. Az előírt integritási követelményt az 5. cikk rögzíti.

A GDPR alapján a személyes adatok kezelésénél minden olyan technikai és szervezési intézkedést meg kell tenni, mely azt célozza, hogy a küldött adat nem változik, nem változtatható, és más személy sem fér hozzá jogosulatlanul.

A bérjegyzék megküldése a fenti követelményrendszert érinti.

Ennek megfelelően a bérjegyzéket alapvetően csak a munkavállaló (mint érintett) vagy az igazolt képviselője részére lehet hozzáférhetővé tenni. Ennek megfelel az, ha a munkavállaló magán e-mail-címére kerül kiküldésre a bérjegyzék.

Fontos azonban az is, hogy a bérjegyzék megfelelő titkosítása nélkül nem küldhető ki, mivel érzékeny személyes adatokat érint.

Privát e-mail-cím használata esetén azt előzetesen vissza kell igazoltatni. Hibás e-mail-cím esetén a felelősség a munkáltatót terheli, mivel lett volna joga és lehetősége az ellenőrzésre.

Nincs akadálya annak, hogy több munkavállaló azonos e-mail-címet adjon meg, amire a bérjegyzékeik kiküldésre kerülnek. Az azonban követelmény, hogy megnyitni mindenki csak a saját, általa megadott biztonsági kóddal tudja, azaz a munkavállalók nem tudnak egymás bérjegyzékeihez hozzáférni.