Mikor kell útnyilvántartást vezetni?

Kérdés

Egy kollégától az alábbi kérdést kaptam:

„Ismét tanácsodat kérném, mert könyvelőcégünk könyvvizsgálója szerint, ha kifizetjük a cégautóadót, akkor nem kell útnyilvántartást vezetnünk. Egy régi könyvvizsgáló barátnőm szerint ez nem állja meg a helyét, csak akkor, ha üzembentartóként a betéti társaságunk be van jegyezve. Már végképp belezavarodtam ebbe a lízingeltszemélyautó-ügybe.”

A kérdésből sajnos nem derül ki, hogy az autó kinek a tulajdonában van, és milyen költséget számolnak el rá. De az autókkal kapcsolatos útnyilvántartás-kérdéskört újra elővesszük.

Cégautóadó

Kezdjük a cégautóadóval, ami valójában az útnyilvántartással igen kevés kapcsolattal rendelkezik.

Az adó egy vagyoni típusú adó, a tulajdonos személyéhez kapcsolódik, és nem a használati szokásokhoz. Az adó alanya hatósági nyilvántartásban szereplő személygépkocsi esetén a járműnyilvántartás szerint bejegyzett tulajdonos, kivéve, ha a tulajdonos magánszemély, és a személygépkocsi után nem történik költségelszámolás.

Ha a személygépkocsi tulajdonosa egy cég, akkor tehát a cégnek mindenképpen fizetni kell, még akkor is, ha útnyilvántartással igazolja, hogy kizárólag üzleti célú a használat.

Ha a kocsi tulajdonosa egy magánszemély, akkor pedig főszabály szerint nincs adókötelezettség, ami alól természetesen vannak kivételek.

Nem keletkezik ugyanis cégautóadó-fizetési kötelezettség abban az esetben, ha a magánszemély tulajdonában álló személygépkocsi után kizárólag a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén kerül költségtérítés-megfizetésre. A mentességhez azonban arra is szükség van, hogy a költségtérítés a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével ne haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.

Itt tehát megjelenik valamiféle nyilvántartás, de fontos, hogy ez NEM az útnyilvántartás, hanem a kiküldetési rendelvény.

Céges autó használatának nyilvántartása

Nézzük a leggyakoribb esetet. Ha tulajdonunkban van egy céges autó, és arra megfizetjük a cégautóadót, ráadásul a céges autónkat magánutakra is használjuk, akkor sem kell útnyilvántartás.

A céges tulajdonú személygépkocsik magáncélú használata ugyanis az Szja-törvény szerint adómentes.

Az Szja-törvény 1. számú mellékletének 8.37. pontja szerint adómentes a kifizető által biztosított személygépkocsi magáncélú használata, továbbá azzal összefüggésben úthasználatra jogosító bérlet, jegy juttatása.

Járhatunk vele munkába, haza is mehetünk vele, nyaralhatunk vagy hordhatjuk a gyerekeket szakkörökre, edzésekre. Az autó összes költsége elismert költség, viszont fontos, hogy a tankolásokról minden esetben kérjünk számlát.

Ez utóbbi azért fontos, hogy még mindig sokan azt hiszik, a kilométeróra-állás alapján a NAV üzemanyagárát el lehet számolni üzemanyagköltségként. Amennyiben céges autóról van szó, akkor a tankolásokról cég nevére szóló számlával kell rendelkezni, és ezt lehet elszámolni.

Azért szóljunk a ló másik oldaláról is. Egy autóval kapcsolatban tényleg csak azokat a tankolásokat számoljuk el, amit abba az autóba tankoltunk, mert ha végül az egész falu nekünk kér számlát a benzinkútnál, akkor papíron igen magas fogyasztás jön ki, ami az egész elszámolást hiteltelenné teszi.

És akkor végül eljutottunk oda, hogy útnyilvántartás nem kell, de a kilométeróra állásával később szükség szerint igazolnunk kell a fogyasztást.

Mikor kell az útnyilvántartás?

Az útnyilvántartás vezetésére – a belső szabályzatok kivételével – akkor lehet szükség, ha egy lízingelt autóval összefüggésben áfát szeretnénk levonni.

Persze még itt is meg lehet úszni a nyilvántartást. Az érvényben lévő szabályok alapján a személygépkocsi bérleti (lízing) díjával összefüggésben az áfa 50%-a levonható úgy is, hogy nem vezetünk hozzá olyan nyilvántartást, ami az üzleti és magáncélú használatokat igazolja.

A levonási jog 50%-a nincs tételes tiltás alatt, annyi kell hozzá, hogy az autó használatában valamilyen arányban megvalósuljon az üzleti cél. Ha ez megvan, akkor az áfa 50%-a levonható.

Útnyilvántartás akkor kell, ha az autó futásteljesítményének több mint 50%-a üzleti célú, és szeretnénk az áfalevonással élni.

Adott esetben igazolni tudjuk, hogy az autót csak és kizárólag üzleti célból használjuk, akkor az áfa 100%-ban levonható. Ennek igazolására útnyilvántartásra van szükség.

De akkor is meg kell csinálni a nyilvántartást, ha ez az arány pl. 90:10%.

Az útnyilvántartást azonban helyesen, a valóságnak megfelelően kell elkészíteni. Hiszen, ha egy ellenőrzésen megbukik, akkor nem azt az utat fogják kifogásolni, hanem a nyilvántartás hitelességét.

Az ellenőrzésen megbukni pedig nagyon könnyű.

Mert milyen egy „hibátlan” útnyilvántartás? A kérdés már a klasszikusok közül való.

Stimmelnie kell az autóban levő kilométeróra-állással, a tankolások helyszínével, és persze a futott kilométereknek arányban kell lennie a tankolások értékével.

Az útnyilvántartás továbbá tartalmazza a felkeresett üzleti partnerek nevét és címét, amit az adóhatóság előszeretettel ellenőriz is.

Szúrópróbaszerűen kiküldenek néhány útnyilvántartásban feltüntetett partnerhez kérdőívet, és ha valaki nem igazolja azt, hogy akkor ott jártunk, máris hiteltelenné válik az egész nyilvántartás. Nem az az út, hanem az egész nyilvántartás.

Az útnyilvántartást manapság már GPS-alapon is el lehet készíteni, ami nagyobb biztonságot ad a valós utak feltüntetésére, viszont egyre nyilvánvalóbb, hogy szinte soha nem fordul elő, hogy egyetlen magánút se lenne közte.

Összefoglalva

• Az egyik véglet, hogy ha a személygépkocsit egyáltalán nem használják üzleti utakhoz, hanem csak magánhasználat valósul meg. Ebben az esetben az Áfatörvény általános, levonási jogra vonatkozó szabályainak megfelelően egyáltalán nem illeti meg adólevonási jog az adóalanyt, még az 50%-os arány sem!
• A másik véglet az, hogy ha a személygépkocsit csak a gazdasági tevékenységéhez használja az adóalany, és erről nyilvántartást is vezet. Amennyiben a bérelt személygépkocsi futásához kapcsolódóan az adóalany rendelkezik megfelelő nyilvántartással, pl. tételes útnyilvántartás vagy gps-es nyomkövető rendszer alkalmazásával, a bérleti vagy lízingdíj áfája teljes egészében levonható.
• És akkor a köztes, leggyakrabban előforduló megoldás, hogy az adóalany mind magán-, mind üzleti utakhoz használja a gépkocsit.

Ebben az esetben döntés kérdése, de kétféle megoldás közül választhatunk. Alkalmazhatja:

a) az 50 %-os hányad szerint vonjuk le az áfát, és ebben az esetben csak azt kell igazolni, hogy legalább minimális mértékű üzleti használat megtörtént, vagy

b) a tényleges levonási hányadot alkalmazzuk, amelyet útnyilvántartással alá kell támasztania.

A NAV tájékoztatója szerint az adózó autónként és időszakonként is eldöntheti, hogy melyik módszert kívánja alkalmazni, nincs a korábbi gyakorlatához vagy választásához kötve.

Ez ad némi mozgásteret, de az adminisztrációja kapcsán el lehet veszni a lényegben.