Juttatások nyilvántartása

Ha például egy koncertjegyről szóló számla cégnévre érkezik, és annak ellenértékét a vállalat megtéríti a munkavállaló részére, akkor ennek bizonylatolásában fontos, hogy a pénz valódi útját kövessük, egyébként könnyen megállapítják, hogy ez a gazdasági esemény ilyen körülmények között nem valósulhatott meg. Így ez a tranzakció különösen érzékeny lehet egy adóellenőrzés során.

Mire figyeljünk?

Számla: a koncertjegyről kiállított számla cégnévre szóljon, természetesen a cég adatai az adószámmal együtt szerepeljenek rajta. Fontos, hogy a számla tartalmazza a szolgáltatás pontos megnevezését, ha több darabról van szó, akkor egyértelműen a mennyiséget.

Fontos a pontos megnevezése, mert egy „belépőjegy” elnevezés alapján még nem tudjuk pontosan, hogy az egy koncert vagy éppen pezsgőkóstoló volt az Operaházban.

Amennyiben a számlán a fizetési mód „SZÉP Kártya” úgy a számla kifizetését a munkáltatónak vissza kell utasítania, hiszen ilyenkor egy hibás számlával állunk szemben.

SZÉP Kártyával az erre vonatkozó rendelet szerint kizárólag magánszemélyek rendelkezhetnek. A számlán azonban az szerepel, hogy a cég vásárolt SZÉP Kártyával. Ahhoz, hogy elszámolható legyen, ezt a hibát javítani kell a bizonylaton.

Kifizetés bizonylata: miután a jegyet a dolgozó vásárláskor kifizette, a munkavállalónak történő megtérítésről külön bizonylatot kell készíteni (pl. készpénzes átvételi elismervény, banki utalási bizonylat). A kifizetéskor egyértelmű legyen a kifizetés dátuma, az összeg, illetve kedvezményezett (azaz a munkavállalónk).

Kapcsolódó belső szabályzat vagy döntés: például a cafetériaszabályzat, juttatási szabályzat vagy ügyvezetői határozat egyértelműsítheti, hogy miért is a vállalkozás nevére szól a jegy, és mi a protokoll a dolgozók felé történő megtérítés esetén. Ha a szabályzat úgy szól, hogy a jegyeket csak a cég veheti meg, és azt osztja ki a dolgozóknak, akkor a fenti megoldás aggályos lehet. Bár a saját szabályzatunkat ritkán fordítjuk magunk ellen.

Nyilvántartás: bár az adómentesség felső határába könnyen bele lehet férni, mégis nagyon fontos, hogy rendelkezzünk olyan nyilvántartással, hogy melyik dolgozó milyen összegű és tartalmú juttatást kapott az adóévben. Vagy éppen a munkavállaló valamely közeli hozzátartozójának adott egy jegyet a munkáltató.

Ezzel is igazolva az adómentesség keretösszegre vonatkozó előírásának betartását. Fontos, hogy nem azt a dátumot kell nézni, amikorra a jegy szól vagy amikor a számlát kiállították, hanem amikor az a dolgozónak átadásra, kifizetésre került.

A könyvelésbe való bekerülés módja: természetesen a könyvelésnek is a fenti folyamatot kell követnie. Amikor a számla a cég nevére kiállításra kerül, akkor az a bizonylat alapján még kötelezettség, még ha a számla készpénzes fizetési módú is. Amikor a dolgozónak az ellenérték kifizetésre vagy átutalásra kerül, akkor lesz pénzeszköz- és kötelezettségcsökkenés.

Adózási vonzatai: nyilvántartásunk tartalmazhatja az esetleges szja- és járulékkötelezettséget, vagy az adómentesség tényét. Áfa levonhatósága jellemzően kizárt ezekben az esetekben.

Nyilvántartás

Természetesen számos megoldás lehet a nyilvántartás kialakítására, de talán itt egy példa, mi mindent tartalmazzon:

• Sorszám
• Dátum
• Számla száma
• Szolgáltatás megnevezése
• Szolgáltató neve
• Bruttó összeg (Ft)
• Kifizetés dátuma
• Kedvezményezett neve
• Kifizetés jogcíme
• Kapcsolódó céges cél
• Megjegyzés/melléklet

Átvételi elismervény

Ha pedig a dolgozónak készpénzben fizetjük ki a jegyvásárlás ellenértékét, nem kell az átvételi elismervényt túlbonyolítani.

„Alulírott X. Y. munkavállaló elismerem, hogy a(z) (cég neve) részére benyújtott, … Ft összegű, …-án kelt számlával kapcsolatban a költségek megtérítésében részesültem.
Dátum, aláírás”