Kinek a pap, kinek a papné – Ügyfél-tájékoztatás

Étlap

Fel kell a könyvelőnek – lehetőleg rendszerszinten – térképeznie, milyen információkat tud rendszeresen vagy eseti jelleggel a rendszeréből az ügyfelei számára biztosítani. Ennek a legegyszerűbb módja egyszerűen összeírni, hogy milyen outputlistákat lehet a könyvelésből kinyerni.

Célszerű azt is rögzíteni, hogy ezek a listák

• miben segíthetik a vállalkozás tevékenységét,
• milyen rendszerességgel és milyen időpontokban nyerhető ki a lista, illetve van értelme lekérdezni,
• milyen formában lehet kinyerni és továbbítani azokat (doc, xls, pdf).

Ez a tájékoztatás hasznos kiegészítője lehet a könyvelőiroda bemutatkozásának (például honlapon vagy konkrét cég számára összeállított ajánlatban).

Az ügyfélkapcsolat kezdetén mindenképpen, illetve időszakonként (például évente vagy egy potenciális áremelés előtt) pedig ajánlott az ügyfél számára erről tájékoztatást adni.

Ha a könyvelő már ismeri a vállalkozásnál működő adminisztratív rendszert, akkor ezt ki lehet egészíteni azzal is, hogy mely munkafolyamatokhoz adhat további támogatást vagy ellenőrzési lehetőséget az adott könyvelési output.

Példaként:

• Nyitott vevők folyószámla – vállalkozás pénzügyi vezetője részére ellenőrzési lehetőséget biztosít.
• Havi szintű eredménykimutatás – vezetés számára tájékoztatás a tervek teljesítésének kontrolljához.
• Havi cash-flow-kimutatás – a vállalkozás pénzügyi folyamatainak kontrollja.

Az ilyen jellegű tájékoztatás sokat javíthat a könyvelés „szükséges rossz” megítélésén.

Lehet különböző információs mélységű szolgáltatási szinteket, csomagokat is kialakítani, amelyeket össze lehet az árképzési rendszerrel is kötni. Az ügyfél – mint egy étlapról – az ár- és értéktényezőket is figyelembe véve tud választani a számára hasznos könyveléssel kapcsolatos információk közül.

Természetesen a könyvelőnek olyan, könyveléssel kapcsolatos adatokat kell nyújtania, amilyen (jelen esetben információs kör szerinti) szolgáltatásban a felek megállapodtak. Ezeket célszerű ügyfelenként rögzíteni és folyamatosan ellenőrizni, hogy ténylegesen és időben megkapja-e az ügyfél a neki járó adatokat.

Az együttműködés során már természetessé válik, hogy a könyvelés a vállalkozás részére biztosítja az adatokat, ezzel biztosítja a vállalkozás vezetése számára az ellenőrzést, de ezek az ellenőrzések a könyvelés számára is fontos visszacsatolást jelentenek, fokozzák a könyvelési outputok biztonságát. Az ilyen időszakonkénti, rendszeres egyeztetéseket el kell végezni minden olyan területen, ahol az ügyfél is folyamatosan vezet nyilvántartást. Ezek jellemzően:

• vevői követelések,
• szállítói tartozások,
• adott és kapott előlegek,
• tárgyi eszközök és immateriális javak,
• különféle elszámolások más vállalkozásokkal, munkavállalókkal.

Főkönyvi kivonat

A kettős könyvviteli rendszer alapvető eredménye a főkönyvi kivonat. Az Szt. bizonylati elv és a bizonylati fegyelem (165. §) megfelelő alkalmazása esetén legkésőbb negyedévenként olyan főkönyvi kivonatot kell biztosítani, amely a zárlati tételeken kívül minden gazdasági eseményt, annak hatását tükrözi. Legalább ilyen időközönként elvárható, hogy a könyvelő tekintse át a főkönyvi kivonatot és a szükséges kontrollokat hajtsa végre – mint például:

• tisztázatlan könyvelési tételek;
• beruházások aktiválására rákérdezni.

Csak olyan főkönyvi kivonatot szabad kiadni, amely tartalmát a könyvelő áttekintette. Amennyiben félrevezető vagy rossz következtetésre okot adó értékek vannak a kivonatban, arról külön tájékoztatni kell az ügyfelet.

Úgy gondolom, hogy általánosságban havi szinten (esetleg a legkisebb ügyfeleknél negyedévente) a főkönyvi kivonatot és a hozzá kapcsolódó, a könyvelő által fontosnak ítélt magyarázatokat mindenképpen az ügyfél rendelkezésére kell bocsátani. Ezt még akkor is ajánlott megtenni, ha az ügyfél nem igényli (sőt, esetleg irritálja), mert a későbbiekben az átadás bizonyíthatja, hogy a könyvelő az alapvető tájékoztatási kötelezettségének eleget tett. Mint tudjuk, a könyvelési szerződés a vegyes szerződés típusba tartozik, amelyben alapvetően a megbízási elemek vannak túlsúlyban. A megbízási jogviszonyban pedig a megbízottat, azaz a könyvelőt gondossági kötelem terheli a munkája során.

Bár néha sok erőfeszítésnek (akár szélmalomharcnak) tűnhet, de meg kell próbálni az ügyfelet a főkönyvi kivonat „olvasására” megtanítani. Ez hosszú távú és hasznos befektetés lehet. Egyébként nem szabad elfelejteni, hogy a felsőfokú képzésben részt vett emberek nagy része szerzett valamilyen szinten gazdasági vagy esetleg számviteli ismereteket, legfeljebb nem hagyott a tanítás mély nyomokat benne. Lehet azonban, hogy a saját cégének a gyakorlati megközelítésű számvitele már meg fogja érinteni. De akár egy érdeklődő szakmunkás is képes bizonyos szinten átlátni a számvitelt.

Adózási információk

A gazdálkodók adózási feltételeinek és különféle adóalapok meghatározása – néhány kivételtől eltekintve – a szabályosan vezetett könyvvezetésen alapul. A számviteli információk alapján a könyvelő megállapítja a fizetendő adó összegét, és arról, valamint az egyéb, adózással kapcsolatos feltételekről tájékoztatja az ügyfelet. A kapott adatok, információk pontossága, áttekinthetősége az ügyfél részéről elengedhetetlen elvárás a könyvelővel szemben.

Célszerű erre vonatkozóan is belső rendet kialakítani, amelyben dokumentálva van

• a fizetendő adó összege, utalási paraméterek (bankszámla, határidő),
• az adó összegére vonatkozó esetleges további információ (számítás),
• tájékoztatás megadásának ideje, módja.

Beszámolót alátámasztó dokumentáció – Mérlegdosszié

Az Szt. „69. § (1) A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza (…) a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben”.

Ezen előírás betartásához a leghatékonyabb eszköz az ún. „mérlegdosszié”. Ez olyan összeállítás, amely az üzleti év végét lezáró beszámoló alátámasztására (ügyfelek tájékoztatására, későbbi ellenőrzéshez alapul) szolgál. Ennek tartalma:

• Beszámoló (mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet, esetleg üzleti jelentés) és az elfogadásához, illetve a közzétételhez kapcsolódó dokumentumok (taggyűlési jegyzőkönyv, határozat a beszámoló elfogadásáról és az osztalékdöntésről).
• Záró főkönyvi kivonat.
• A mérleg és eredménykimutatás levezetése – mely főkönyvi tételek alkotják az egyes sorokat.
• Az eszközök és források egyedi főkönyvi értékeit alátámasztó analitikák (vevő, szállító, előlegek stb.), leltárak és dokumentumok eredeti vagy másolati példányai.
• Az idősoros könyvelés szabályosságát biztosító listák (főkönyvi kartonok és naplók).
• Adószámítások és hozzájuk tartozó igazolások, kivonatok, egyeztetések.
• Minden olyan dokumentum, amely az utólagos áttekintést, ellenőrzést biztosíthatja.

Ma már természetesen a fenti dokumentumok egy részét – vagy akár az egészet – elektronikusan is lehet tárolni, így át is adható az ügyfél részére – természetesen az alapvető információbiztonsági követelmények betartása mellett, azaz:

• az adatok ne legyenek megváltoztathatóak,
• az adatok eredete bizonyítható legyen,
• az iratőrzésre előírt határidőn belül olvashatóak maradjanak.

Az adatok, információk átadásának a tényét is célszerű dokumentálni, nehogy később ebből vita legyen. Ne feledjük: a könyvelési adatok, információk nem a könyvelőiroda tulajdona. A szolgáltatási szerződésben kell rögzíteni, hogy a szerződésbontást követően a könyvelő meddig és milyen adatokat tarthat magánál.

Jogszabályok, azok változásai

Mivel a gazdálkodók túlnyomó része nem rendelkezik olyan információforrással, amely az ő működésükhöz kapcsolódó jogszabályváltozásokról célirányos tájékoztatást ad, illetve sok esetben ezt el sem lehet tőlük várni (lásd: „salátatörvények”), azért a könyvviteli szolgáltatóval szemben merül fel az igény az ügyfelek szempontjából releváns jogszabályváltozásokról való tájékoztatásra. Természetesen nem lehet (nem szabad) az ügyfél nyakába ömleszteni minden változást, hanem azt és olyan formában, amely az adott ügyfél számára ténylegesen befogadható. Erre is célszerű kialakítani valamilyen rendszert. Ma már az elektronikus csatornák és eszközök erre igen sok lehetőséget biztosítanak. A döntést az határozza meg, hogy

• mennyi energiát (élőmunka, munkaidő, pénz) szán a könyvelő erre a tevékenységre, illetve
• mennyire hatékonyak az egyes információeljuttatási csatornák.

Akár marketingértékkel is bírhat egy jó honlap, amelyen a könyvelő alapvető gazdasági ismereteket és jogszabályváltozásokat oszt meg a saját ügyfeleivel és a nyilvánossággal.

Nem közvetlenül a jogszabályi háttérhez és annak változásához kapcsolódik, de a színvonalas számviteli munka megköveteli az ügyfél tevékenységének kellő ismeretét, a piaci viszonyok, kapcsolódó érdekrendszer átlátását. Célszerű külön gyakorlatot arra kialakítani, hogyan lehet figyelemmel kísérni az ügyfeleket is érintő egyéb híreket, információkat (pl. NAV-közlemények, sajtóhírek).

Figyelemfelhívások

Mindenképpen ajánlott a könyvelő saját rendszerében dokumentálni azokat a figyelemfelhívásokat, amelyeket akár szóban, akár írásban megtett az ügyfelei felé, azok érdekében. Ezek lehetnek minden ügyfelet érintő vagy egyedi ügyfélre vonatkozó figyelemfelhívások, problémafelvetések, ajánlások.

Rendszerszinten kell ezt is kezelni, mert így később könnyebben visszakereshetőek. Ilyen tájékoztatások lehetnek:

• helytelen gyakorlatra való figyelemfelhívás,
• bizonylatok alaki tartalmi hiányosságai, azok javíttatása,
• adózási kockázatok,
• ajánlott számviteli eljárások (értékvesztés, terven felüli értékcsökkenés, céltartalék, stb.).

Ahogy az elején már említettük, célszerű átgondolni a könyvelőiroda teljes ügyfél-kommunikációs rendszerét. Ezt meg kell tervezni! Lehet, hogy szakember vagy segédprogram segítségét kell igénybe venni. Csak így biztosítható, hogy egyértelműen elváljon egymástól a könyvelés részét képező ügyfél-kommunikáció és a külön szolgáltatásként nyújtott tanácsadás.