Az online adatszolgáltatás világában talán az már kevesebbszer fordul elő, hogy egy-egy bejövő számla elkallódik, az ügyvezető/ügyfél csak hetekkel, hónapokkal később találja meg és adja le könyvelésre. Az viszont továbbra is gyakori, hogy a tényleges teljesítéshez képest nem vagy csak késve állítanak ki számlát.
Elkésett számlák, nem számlázott szállítások
A tételek elszámolására a gyakorlatban már többször találkoztam azzal a megoldással, hogy a beszerzés eredményhatását elhatárolásra, a pl. díjbekérő alapján történt utalást pedig Egyéb követelésre könyvelik, helytelenül. Cikkemben bemutatom a megfelelő elszámolásokat és azok alátámasztását.
Késett számlák, nem számlázott szállítások
Ha nem érkezik meg időben a számla, akkor a nem számlázott szállítások értékét, ami lehet tárgyieszköz-beszerzés, készletbeszerzés vagy akár szolgáltatás-igénybevétel, a Nem számlázott szállítók számlára kell könyvelni és a beszámolóban a Rövid lejáratú kötelezettségek között. Az Sztv. szerint az áruszállításból, a szolgáltatás teljesítéséből származó, általános forgalmi adót is tartalmazó
- forintban teljesítendő kötelezettséget az elismert, számlázott összegben,
- devizában teljesítendő kötelezettséget az elismert, számlázott devizaösszegnek a 60. § szerint forintra átszámított összegében
kell a mérlegben kimutatni mindaddig, amíg azt pénzeszközzel, váltóval, eszközátadással, a Ptk. szerinti beszámítással ki nem egyenlítették, egyéb, illetve halasztott bevételként el nem számolták.
Ebből következően az év közben ki nem számlázott szolgáltatásként könyvelt tételek év végén a beszámoló mérlegében nem a Kötelezettségek áruszállításból soron fognak szerepelni, hiszen a számlázás még nem történt meg, hanem az Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek között.
Készletek beszerzése
Gyakori megoldás az integrált vállalatirányítási rendszerben könyvelő cégek esetében, hogy az áru beérkeztetése a raktárba a szállítólevél alapján megtörténik, és a könyvelés részére már csak a számla kerül megküldésre, ami természetesen csak a már rögzített szállítólevélhez kapcsolva számolható el, így ellenőrizve a tényleges teljesítés megtörténtét. A gazdasági események elszámolásának egy lehetséges paraméterezése, hogy a szállítólevél alapján az ajánlat szerinti áron rögzítésre kerül a beszerzés.
T 261. Áruk standard áron – K 268. Áruk árkülönbözete
Majd a beérkező számla alapján a nettó vételár könyvelése.
T 268. Áruk árkülönbözete – K 454. Szállítók
Ebben a rendszerben a havi/negyedéves/éves zárlatok keretében azt kell ellenőrizni, hogy miből adódik a 268. számla egyenlege. Amennyiben az elszámoló/standard ár és a számlázott árak eltéréséből adódik a 268. számla egyenlege, akkor fel kell tárni, hogy miből adódik a különbözet. Amennyiben a szállító túlszámlázott az ajánlathoz képest vagy a listaárhoz képest, egyeztetni szükséges a szállítóval. Ezen túl dönthet úgy a vállalkozás, hogy a különbözet nem jelentős (összeghatárt a számviteli politikában kell meghatározni [Sztv. 47. § {9}]) és ennek megfelelően kezeli a különbözet előjele szerint Egyéb bevételként vagy Egyéb ráfordításként.
268. Tartozik egyenlegének rendezése, ha a bekerülési érték eltérése a számvitel-politikai döntés alapján nem jelentős
T 86. Egyéb ráfordítások – K 268. Áruk árkülönbözete
268. Követel egyenlegének rendezése, ha a bekerülési érték eltérése a számvitel-politikai döntés alapján nem jelentős
T 268. Áruk árkülönbözete – K 96. Egyéb bevételek
Természetesen ebben az elszámolási rendszerben a 268. egyenlege származhat abból is, hogy nem történt meg a számla beérkezése a zárlat fordulónapjáig. Ilyen esetben a 268. számla egyenlegét át kell vezetni a 4549. Nem számlázott szállítók számlára, vagy átvezetés nélkül tartalmának megfelelően bemutatni az Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek között.
A 268. számla egyenlegét minden esetben legalább a beszámoló összeállítását megelőzően rendezni szükséges. Az egyenleg indokának feltárása során megállapításra kerülhet, hogy az valóban és jelentősen módosítja a készletek bekerülési értékét. Ebben az esetben a még készleten lévő eszközökre vonatkozóan a 261. számla egyenlege módosítandó párhuzamosan az analitikában az áreltérés elszámolásával, illetve a már készleten nem lévő árukészletekre vonatkozóan a korábban elszámolt ráfordítás összegének utólagos korrekciója könyvelendő.
T 814. Elábé – K 268. Áruk árkülönbözete vagy T 268. Áruk árkülönbözete – K 814. Elábé
Tárgyi eszközök beszerzése
A tárgyi eszközök beszerzése során előfordulhat, hogy a használatbavételt, üzembe helyezést megelőzően nem érkezik be minden, az eszközhöz kapcsolódó számla. A bekerülési érték meghatározása így a rendelkezésre álló információk alapján történhet meg. Rendelkezésre álló információ lehet jogszabályi előírás (pl. illeték), árajánlat, szerződés, piaci információ.
Bekerülési értéket növelő tétel elszámolása
T 161. Beruházások – K 4549. Nem számlázott szállítók
A nem számlázott szállítók helyes mérlegbesorolása a beszerzett eszköz típusától függetlenül, ebben az esetben is az Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek közé történik.
Szolgáltatás igénybevétele
Az eszközbeszerzéseken túl a szolgáltatások igénybevétele esetén is előfordulhat, hogy a szolgáltatás nyújtója nem vagy csak késve állítja ki a számlát. Az évközi elszámolások során a csúszás nem okoz valódi problémát, de zárlat esetén szükséges azzal kalkulálni. Fontos kiemelni, hogy ebben az esetben nemcsak az eredményhatás megfelelő elszámolása a kérdés – ami egyébként jellemzően megtörténik időbeli elhatárolással szemben –, hanem a kötelezettségek kimutatása is. Amennyiben tehát pl. folyamatos teljesítésű szolgáltatások esetében a számlázási, elszámolási időszak a tárgyidőszakban van, akkor a számla megérkezése nélkül is egy teljesített szolgáltatásról és ahhoz kapcsolódó kötelezettségről van szó, amit az adott elszámolási időszakban kell elszámolni (pl. szerződés alapján).
T 52. Igénybe vett szolgáltatások – K 4549. Nem számlázott szállítók
Elévült kötelezettségek
A nem számlázott szállítások kapcsán felmerülhet a kérdés, hogy mit kell tenni az évek óta e jogcímen a könyvekben szereplő egyenlegekkel. A beszámolókészítés folyamatában ezeket a kötelezettségeket is leltárazni szükséges egyeztetéssel, így elvileg minden év végén egyenlegközlőt küldünk a partnernek a könyveinkben kimutatott összegről, amely eljárás mellett nehezen elképzelhető, hogy valóban elévültté válik a kötelezettség (5 éves általános elévülési időt feltételezve). Ezzel együtt, ha szükségessé válik az elszámolás, akkor az elévült kötelezettséget Egyéb bevételként kell elszámolni, amennyiben az eszközhöz nem kapcsolódik. Az eszközhöz kapcsolódó kötelezettségrészre jutó bevételt el kell határolni, azt az eszköz kivezetéséig halasztott bevételként kell kimutatni.
Elévült kötelezettség kivezetése
T 4549. Nem számlázott szállítás – K 96. Egyéb bevételek
A kötelezettséghez kapcsolódó eszköznyilvántartás szerinti értékében halasztott bevétel kimutatása
T 96. Egyéb bevételek – K 483. Halasztott bevételek
További cikkek
Osztalékelőlegből osztalék
Tulajdonosként folyton azt számoljuk, hogyan is tudjuk a legkedvezőbben kivenni a jól megérdemelt jövedelmünket. A bért terhelő közterhek elég elrettentő mértékűek, így sokszor jutunk arra a megoldásra, hogy inkább osztalékként vesszük ki. Az elmúlt hónapokban szó szerint tömegesen került kezembe olyan átvett könyvelési anyag, amelyből süt, hogy az előző könyvelő az osztalékelőleg és osztalék fogalmával sem volt tisztába, nemhogy a könyvelésével. Ezzel komoly veszélybe sodorja a cég működését.
Érdekel
Aktivált saját teljesítmények egyeztetése
Célunk az, hogy az összköltséges eredménykimutatás kitöltésével eljussunk a főkönyvi kivonat szerinti adózott eredményhez. Akiknek ez nem sikerül, azok helytelenül csak „belejavítanak” az eredménykimutatásba. (A forgalmi költséges eredménykimutatásnál nem jellemző az ilyen okból keletkező egyezőtlenség.)
Érdekel