Káresemények könyvelése

A probléma

Egy céges autóval történt baleset után következik a helyreállítás. A javítást végző szerviz a teljes költséget az autó tulajdonosának állítja ki, viszont ők csak a számla egy részét fogják kifizetni. Egy cascós kár esetében ez lehet például a javítási költség 20%-a. Ehhez általában egy külön pénztárbizonylat készül, már csak azért is, mert a kifizetett összeg nem egyezik a számla végösszegével.

Sajnos elég sokszor találkozom azzal, hogy ennek hátterét a beszámoló készítésekor, az év zárásával együtt kell kibogozni. Értetlenül állnak a könyvelők azelőtt, hogy vajon miért rendezetlen még mindig a számlakönyvelésben.

Gyakori probléma az is, hogy a cégek csak ezt a kifizetett összeget könyvelik el, mondván, nekik ez csak ennyibe került. Ez viszont helytelen. A helyreállítási költség teljes összegét a számla alapján nyilvántartásba kell venni, és ez a szervizzel szembeni kötelezettség lesz. A kötelezettség kiegyenlítése pedig úgy fog megtörténni, hogy azt részben pénzügyi teljesítéssel, részben pedig a biztosító térítésével szemben kivezetjük.

A biztosító térítése

A biztosító térítésével kapcsolatban az okozhat gondot, hogy a szerviz által a cég nevére kiállított számlának egy részét a biztosító közvetlenül a szerviznek fizeti meg. Miután erre a tranzakcióra nincs rálátásunk, nem tudjuk biztosan, hogy ez mikor és milyen összegben történik meg. Sasszeműeknek azért feltűnhet, ha ezt a számlára megjegyzésben feltüntetik, kétségtelen, nem automatikusan ezt keressük.

Marad az a következtetésünk, hogy ha a biztosító nem fizetett volna, akkor a cég vagy nem adta volna ki a megjavított autót, vagy már szólt volna, hogy van még tartozásunk. Persze a tökéletes az lenne, ha ténylegesen rendelkeznénk igazolással a szerviztől, hogy a pénzt a biztosítótól megkapta.

Lényegesen egyszerűbb a helyzet akkor, ha a teljes javítási költséget átutaljuk a szerviznek, és a számla alapján mi számolunk el a biztosítóval, amely közvetlenül nekünk utal.

Költség vagy ráfordítás?

Tapasztalatom szerint a másik gyakori probléma a szerviz számlájának könyvelése. Egy külsős könyvelő sokszor nem is tudja, hogy az autót baleset érte, csak annyit lát, hogy az autó szervizben volt. Persze a leszámlázott tételekből lehet következtetéseket levonni, például, ha lámpacsere, karosszériamunka stb. kerül a számlára.

A szerviz által kiállított számlát mint a káreseménnyel kapcsolatos ráfordítást az egyéb ráfordítások közé kell könyvelni, míg a biztosító térítését az egyéb bevételek közé.

Amikor a számla megérkezik, akkor talán rutinszerűen az igénybe vett szolgáltatások közé könyveljük. Ha megvilágosodunk, hogy ez egy káresemény, akkor ezt később ki kell javítani. A hibáról a biztosító térítése vagy a számla egy részének kiegyenlítése árulkodik.

Sokkal nehezebb a helyzet, ha a javítást a biztosító nem téríti, mert például nem volt cascónk. Könyveléskor az igénybe vett szolgáltatások közé kerül, és nem is tudunk róla, hogy ez valójában nem sima kötelező szerviz volt.

Az áfa kezelése

Mielőtt megnéznénk azt, hogy akkor hogyan is kell könyvelni a káreseményekkel kapcsolatos tételeket, tisztázzuk az áfa kérdését is.

Személygépkocsi esetében 2013-tól az Áfatörvény a teljes levonási tiltást 50%-ra enyhítette, ami befolyásolja a biztosító felé történő nyilatkozatot is, és természetesen a biztosító térítését.

Ha a javítást egyben rendeljük meg a szerviztől, akkor mind az anyag, mind pedig a javítás együttes költségére tevődő áfa 50%-a vonható le.

Ha az anyagot külön vásároljuk, majd a szerviz csak a szolgáltatást teszi mellé, akkor az anyagköltség áfája egyáltalán nem vonható le, míg a szolgáltatást terhelő áfa 50%-át visszakérhetjük.

Amikor tehát a biztosító felé áfanyilatkozatot kell tenni, akkor a személygépkocsi esetében 50%-os levonási jogosultságról nyilatkozhatunk, ha egyébként kizárólag áfaköteles árbevételünk van.

Ha részben vagy egészben áfamentes tevékenységet is végzünk, akkor ez az arány vagy kisebb, vagy egyáltalán nincs levonási jogosultságunk.

Könyvelési tételek

Tisztáztuk, hogy a javítás költség-e vagy ráfordítás, és a biztosító bevételét akkor is nyilvántartásba kell venni, ha nem közvetlenül nekünk utal. Innen már „könnyű ujjgyakorlat” a könyvelési tételek megszerkesztése.

1. Szerviz javítási számlája, ha van 50%-os áfalevonási jogosultságunk

a) A számla fele, aminél élünk levonási joggal

T 86. Káreseménnyel kapcsolatos ráfordítások
T 466. Levonható áfa –
K 45. Szállítókkal szembeni tartozás

b) A számla másik fele, ahol nincs levonási jogunk, vagy így könyveljük a javításhoz külön vásárolt anyagot is.

T 86. Káreseménnyel kapcsolatos ráfordítások –
K 45. Szállítókkal szembeni tartozás

2. A biztosító által vállalt rész

a) Abban az esetben, ha közvetlenül nekünk fog utalni a biztosító

T 36. Biztosítóval szembeni követelés –
K 96. Káreseménnyel kapcsolatos bevétel

b) Amikor a szerviz felé teljesít

T 45. Szállítókkal szembeni tartozás –
K 96. Káreseménnyel kapcsolatos bevétel

3. A szerviz számlájának kiegyenlítése. Értéke attól függ, hogy nekünk mennyit kell feléjük teljesíteni

T 45. Szállítókkal szembeni tartozás –
K 38. Pénzeszközök

Használhatatlan eszköz

A végén foglalkozzunk azzal az esettel is, ha a káresemény következtében az autó használhatatlanná válik. Sokszor ez abban valósul meg, hogy úgynevezett „GTK”, azaz gazdasági totálkárosnak minősítik az autót. Mert többe kerülne javítani, mint amennyit ér utána az autó.

Az autót tehát ki kell majd vezetni a könyvekből, de a roncsautónak még lehet valami értéke, amin értékesíteni lehet.

Ne felejtsük, hogy már legalább 2 éve érvényben van az a szabály a számviteli törvényben, hogy a tárgyi eszközök kivezetését nettó módon kell kimutatni. Így ha az autót roncsértéken értékesítjük, akkor a nyilvántartási érték és a befolyó bevétel közötti különbséget kell kimutatni ráfordításként.

Ha úgy könyvelünk, hogy az értékesítést a 96-os számlára tesszük, akkor azt át kell vezetni a 86-os számlára. De könyvelhetünk úgy is, hogy a roncsautó értékesítést rögtön a 86-osra könyveljük.

Valahogy így:

1. Időarányos értékcsökkenés elszámolása

T. 57. Terv szerinti értékcsökkenése

K. 129. Tárgyi eszköz értékcsökkenése

2. Bruttó érték kivezetése

T. 86 Értékesített tárgyi eszköz könyv szerinti értéke

K. 12 Tárgyi eszközö bruttó értéke

3. Értékcsökkenés kivezetése

T. 129. Tárgyi eszköz értékcsökkenése

K 86 Értékesített tárgyi eszköz könyv szerinti értéke

4. Roncsautó értékesítése

T. 311. Belföldi vevők

K 86 Értékesített tárgyi eszköz könyv szerinti értéke

A példában azt feltételeztük, hogy az autónak még volt nyilvántartási értéke, és a roncsautó értékesítésekor nem kaptunk érte ennyi ellenértéket, azaz a kivezetés veszteséggel járt.