Munkaidő vagy munkahelyen töltött idő?

Munkaidő fogalma és a munkaközi szünet

A munkaidőt, mivel az mind a munkavállalót védő beosztási szabályoknak, mind a bérszámfejtésnek alapját képezi, pontosan definiálja a jogalkotó. Eszerint a munkaidő a munkavégzésre előírt idő kezdetétől annak befejezéséig tartó idő, valamint a munkavégzéshez kapcsolódó előkészítő és befejező tevékenység tartama [a Munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 86. § (1) bekezdés]. A munkaidő alatt a munkavállaló dolgozik, vagy – konkrét feladat hiányában – rendelkezésre áll. A munkaidő kezdetét és végét – az Mt. adta keretek között – főszabály szerint a munkáltató határozza meg a munkaidő-beosztás közlésével.

A munkaidőnek nem része a munkavállalót megillető munkaközi szünet (kivéve készenléti jellegű munkakörben), és – kivételes esetektől eltekintve – a munkába járás, valamint az onnan történő hazautazás ideje sem [Mt. 86. § (3) bekezdés]. Ez egyfelől azt jelenti, hogy a munkavállaló munkahelyen töltött ideje jellemzően meghaladja a munkaidejét, és a különbséget a munkaidő nyilvántartása során jelezni kell (a jelenléti íven a munkaidő kezdete és vége mellett a munkaidő mértékét is nyilván kell tartani), másfelől a munkáltatónak a munkaközi szünetet a munkavállaló számára ténylegesen ki kell adni. Azaz, nem elegendő a szünetrend közlése, a munkaközi szünetben a munkavállaló akkor sem végezhet munkát, ha nem szeretne ebédelni vagy éppen nem venné ki a szünetet. Természetesen a munkavégzés mellett a munkavállaló a rendelkezésre állási kötelezettsége alól is mentesül a munkaközi szünetben.

A munkaközi szünet mértéke a napi beosztás szerinti munkaidő és az ettől eltérő rendkívüli munkavégzés tartamától függ. Amennyiben e kettő együttesen

• a hat órát meghaladja, 20 perc,
• a kilenc órát meghaladja, további 25 (azaz összesen 45) perc

munkaközi szünetet kell biztosítani [Mt. 103. § (1)-(2) bekezdés].

A fenti mérték minimum szabály, ettől több – legfeljebb 60 perc – munkaközi szünet biztosítható, de azt vagy munkaszerződésbe vagy kollektív szerződésbe kell foglalni [Mt. 103. § (3) bekezdés].

További lényeges szabály, hogy a munkaközi szünetet a munkavégzés megszakításával kell kiadni olyan módon, hogy legalább 20 perc legalább 3, legfeljebb 6 óra munkavégzést követően kerüljön az kiadásra. A 20 percet meghaladó mérték „bármikor” kiadható, amíg megszakítja a munkavégzést. Így például, ha a napi beosztása szerint 8-kor kezdő munkavállaló 12:00–12:20 között ebédszünetét tölti, de 16:20-kor a munkáltató elrendel még számára 1,5 óra rendkívüli munkavégzést, akkor a munkavállaló számára még további 25 perc munkaközi szünetet is ki kell adnia, amit nem hagyhat a munkaidő végére, hanem a munkavégzést meg kell szakítania, és a munkavállaló így a munkát 18:15-kor fogja befejezni.

Megjegyzendő, hogy a munkaközi szünet kivételének idejét a jelenléti íven feltüntetni ugyan nem kell, de a hatósági gyakorlatban annak kiadása a munkavállalók megkérdezésével kerül ellenőrzésre.

A munkaidőnek ugyanakkor része az előkészítő vagy befejező tevékenység, azaz minden olyan feladat ellátása, amelyet a munkavállaló munkaköréhez kapcsolódóan, szokás szerint és rendszeresen, külön utasítás nélkül köteles elvégezni [Mt. 86. § (2) bekezdés]. Ez azt jelenti, hogy a munkáltatónak olyan módon kell a munkavállaló munkaidejét beosztani, hogy ezekre a tevékenységekre csak munkaidőben kerülhet sor. Így például, ha egy üzletben az üzlet nyitásához szükséges feladatok elvégzése (pénztár nyitása, az üzlethelyiség kinyitása, egyéb előkészületek) 30 percet vesz rendszeresen igénybe és a bolt 8:00-kor nyit, akkor a munkavállaló munkaidejének 7:30-kor kell elkezdődnie. A „munkaidő 8-kor kezdődik, de 7:30-ra mindenkinek bent kell lennie, mert nálunk ez a szokás” jellegű munkáltatói utasítás ezt nem helyettesíti, ahogy az előkészítő tevékenységre (mint munkaidőre) járó munkabér kifizetését sem. Megjegyzendő, hogy nem tartozik bele az előkészítő vagy a befejező tevékenységek körébe a munkavállaló rendszerinti átöltözése, tisztálkodása. Ez alól egyedül az képez kivételt, ha a munkavállaló a munkavégzéshez kifejezetten olyan munkavédelmi felszerelést kap, amelynek felvétele összetett feladat és hosszabb időt vesz igénybe.

A munkaidő-nyilvántartás vezetése

A fent említett munkaidőről – kötetlen munkarendben dolgozó munkavállalók kivételével – a munkáltatónak kell munkaidő-nyilvántartást vezetnie olyan módon, hogy abból

• a rendes és a rendkívüli munkaidő,
• a készenlét,
• a szabadság és
• az önként vállalt túlmunka

tartama megállapítható legyen [Mt. 134. § (1) bekezdés]. Tekintettel arra, hogy a nyilvántartás vezetése a munkáltató kötelezettsége, ez alól azzal sem mentesülhet, ha ezt a feladatot a munkavállalóra bízza.

Azaz, a nyilvántartási kötelezettég elmulasztását ebben az esetben is megállapítják a munkáltatóval szemben, hiszen a kiadott feladat elvégzését pedig neki kellett volna ellenőriznie. Emellett ráadásul a hiányzó nyilvántartás azt is jelenti, hogy egy esetleges jogvitában immár a munkáltatónak kell bizonyítania, hogy a munkavállaló nem akkor végzett munkát, amikor azt maga állítja (például egy rendkívüli munkavégzésre járó munkabér iránt indított perben).

A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is [Mt. 134. § (2) bekezdés], azaz nem elegendő a mértéket („8 óra”) feljegyezni, hanem fel kell tüntetni a pontos időt is. A naprakész vezetésnek megfelel az a megoldás is, ha az írásban közölt munkaidő-beosztáson csak a változásokat tünteti fel naprakészen az egyik fél (pl. a munkavállaló), és azt a másik (tipikusan a közvetlen vezető) a hó végén jóváhagyja.

Elektronikus munkaidő-nyilvántartás és beléptetőrendszerek

A munkaidő-nyilvántartás vezetésére sor kerülhet akár papíralapon, akár elektronikus rendszerek alkalmazásával. Elektronikus munkaidő-nyilvántartó rendszerek számos változatban elérhetőek ma már, legyen szó akár beléptetőrendszerhez kötött, akár anélkül működő megoldásokról.

Az ilyen nyilvántartó szoftverekkel szemben alapvető elvárás, hogy a munkaidőt olyan módon lehessen bennük nyilvántartani, ami megfelel az Mt. elektronikus dokumentumokkal szemben támasztott elvárásainak, azaz alkalmasnak kell lennie

• információ változatlan visszaidézésére,
• a nyilatkozattevő személyének és
• a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására [Mt. 22. § (2) bekezdés a) pont].

Ugyan az Mt. a munkaidő-nyilvántartás során – szemben a munkaidő-beosztással – nem mondja ki az írásbeliség követelményét, azonban a naprakész nyilvántartás-vezetés más módon a szerző álláspontja szerint nem valósítható meg, hiszen egy egyszerű excel táblából például nem tűnik ki, hogy a munkáltató mikor rögzítette abban a munkavállaló munkaidejét.

Az, hogy a szükséges adatokat – munkaidő kezdete és vége, rendkívüli munkavégzés tartama stb. – honnan kapja, az elektronikus nyilvántartás nem befolyásolja annak szabályosságát.

Azaz, tökéletesen megfelel az Mt. szabályainak az is, ha a munkavállaló, miután beért a munkahelyére, bekapcsolja a számítógépét, majd azon a megfelelő szoftver elindításával rögzíti a munkaidejét, és a nap végén ugyanígy jár el. Nem szükséges semmiféle beléptetőrendszert működtetni és/vagy összekötni a nyilvántartással ahhoz, hogy az szabályosan vezethető legyen. Arra azonban érdemes figyelemmel lenni, hogy a beléptetőrendszerekben tárolt adatok akár a foglalkoztatásfelügyeleti hatósági ellenőrzés, akár egy peres eljárás során bizonyítékként felhasználhatóak lesznek. Ez nem azt jelenti, hogy a beléptetőrendszert munkaidő-nyilvántartásra nem használó munkáltatónál egy kártyalehúzás adatai automatikusan „felülírják” a munkaidő-nyilvántartást, hiszen a munkahelyen töltött idő és a munkaidő között lényeges eltérés alakulhat ki – a már tárgyalt munkaközi szünet mellett – akár attól is, hogy a munkavállaló a munkaidő vége után még megiszik egy kávét a kollégáival és elbeszélgeti az időt. Arra azonban kétségtelenül alkalmasak lehetnek az adatok, hogy a munkavállaló állításait alátámassza velük (pl. az adott napon ki- és belépett a szokásos időben, akkor hogyan lehetett szabadságon), illetve visszaélésszerű gyakorlatokra is fény derülhet a rendszer adataiból (pl. a munkavállalónak 8 óra után „ki kell csekkolni”, de a munkaeszközét, amelyet kizárólag ő használ, rendszeresen csak 10-12 óra után kapcsolja ki).

Amennyiben a munkáltató a beléptetőrendszert – megfelelő szoftveres támogatással – munkaidő-nyilvántartásra is használja, fel kell készülnie arra, hogy a beléptetőrendszer „nyers” adatai a legritkább esetben alkalmasak a munkaidő nyilvántartására, hiszen a munkahelyre érkezés és onnan távozás ideje tipikusan nem egyezik meg a munkaidővel. A munkáltató könnyen rendkívüli munkaidőre járó bér kifizetésére kötelezéssel találhatja szemben magát akkor, ha a beléptetőrendszerből nyert belépési adatot egyszerűen munkaidő-nyilvántartássá konvertálja, hiszen a munkavállalók tipikusan néhány perccel a munkaidő kezdete előtt már megérkeznek a munkahelyükre, hogy a „munkára képes állapotot” (pl. irodai munka esetén a munkavállaló ül a bekapcsolt számítógépe mellett) a munkaidő kezdetére elérjék.

A fentebb is említett anomáliák elkerülése érdekében célszerű az alábbiakra figyelemmel lennie:

• a munkaidő szempontjából releváns ellenőrzési pontot a munkavégzési helyhez lehető legközelebb kell telepíteni (pl. a beléptetés a telephely bejáratánál van, de a munkaidős terminál már a konkrét gép mellett, vagy szoba/csarnok bejáratánál);
• minden munkavállaló csak a saját kártyájával rögzíthessen adatot (ne lehessen „vendégkártyával” bárkihez munkaidős adatot rögzíteni, mert ez megkérdőjelezi a nyilvántartás-vezetés szabályosságát);
• megfelelő eljárásrend az elhagyott és otthon hagyott kártyák esetén a munkaidő nyilvántartására;
• a munkaidős terminál legyen alkalmas a ki- és belépések releváns okainak kezelésére (pl. munkaközi szünet, vagy a szokásos munkavégzési helyen kívüli munka miatt lép ki és be a munkavállaló), a munkaidős adatok jóváhagyására.