Felelősségbiztosítás és egyéb biztosítások

Az ügyfél a reá jogszabályok által előírt könyvvezetési, adózási és egyéb adminisztrációs kötelezettségei teljesítésének egy részével megbízza a könyvelőt, aki személyesen vagy saját kiépített szervezeti rendjében ezeket a feladatokat átveszi, megoldja. A könyvelő munkája (könyvelés, illetve szakmai szolgáltatások) nagyon összetett és sok jogszabályi, eljárásbeli hiba elkövetésének lehetőségét hordozza magában. E feladatok a könyvelőktől és minden e területen dolgozótól fokozott szellemi igénybevételt követelnek meg, amely szintén hibákhoz vezethet. A hibás teljesítés káreseményekhez vezethet, amely maga után vonja a felelősség megállapítását és a kártérítési igény felmerülését. A könyvelő által okozott károk enyhítésének eszköze a könyvelői felelősségbiztosítás.

A könyvelőnek tisztában kell lennie a felelősségbiztosítás tartalmával. Az elmaradt fizetendő adót, megállapított adóhiányt az ügyfél nem kérheti a könyvelőtől, mert az nem a könyvviteli szolgáltató tevékenységének, hanem az ügyfél gazdasági tevékenységének az eredménye. Ebből következően a könyvelői felelősségbiztosítás sem terjed ki az elmaradt adóra, hanem csak az adó megállapításának téves jogkövetkezményeire, azaz a bírságra, késedelmi pótlékra, önellenőrzési pótlékra.

A könyvelők mögött álló szakmai szervezetek nagy része már biztosít valamilyen konstrukcióban felelősségbiztosításra vonatkozó lehetőséget. Ez lehet:

• tagdíjba épített rendszer vagy
• közvetlen kapcsolat egy biztosítóval, alkusszal vagy brókerrel.

Bármelyik úton is jut a könyvelő kapcsolatba a biztosítással, át kell vizsgálnia a konstrukciót és össze kell vetni a saját működési feltételeivel. Ez utóbbi alatt számos területet kell összehasonlítani:

• Könyvelési tevékenységből származó árbevétel – ez a szervezeti keretbiztosításokban rendszerint limitálva van, így az ez feletti árbevételnél már előfordulhat, hogy a biztosítás nem fogja fedezni a kárt.
• Ügyfélkör nagysága – az előzőekhez hasonlóan gyakran van limitálva, sőt kombinálva az árbevétel nagyságával. A biztosító oldaláról ezt könnyű belátni, hiszen másfajta kockázatot rejt az egy cégre vetített árbevétel vagy a 100 ügyfélből összejövő például 1 milliárd árbevétel.
• Könyvelő által nyújtott szolgáltatások köre az egyik legizgalmasabb kérdés. Számos olyan szolgáltatás van, amely nincs külön nevesítve a könyvelői szerződésben, de a könyvelő és/vagy az ügyfél a szolgáltatás részeként tekint rá. Ha ezekkel kapcsolatosan merül fel az ügyfélnél kár, akkor az ügyfél annak megtérítését kéri (követeli) a könyvelőtől, s sokszor csak a biztosítónál derül ki, hogy bizony arra nem vonatkozik a kötvény. (Gondoljunk csak a koronavírus okozta munkaügyi jellegű tanácsadási igényekre. Ezek sok esetben munkajogász képzettségét, jártasságát igényelték volna, de az ügyfelek a könyvelői munka részeként kérték ezt a könyvelőtől. De gondolt-e valaki arra, mi lesz akkor, ha – a legjobb szándék ellenére is – később egy munkaügyi bírság vagy munkaügyi per támad a helytelen tanácsadásból? Ráadásul a könyvelők gyakran még e szolgáltatásokat az áraikban sem tudták érvényesíteni.)

A fentiek alapján célszerű időnként – legalább évente – minden nyújtott szolgáltatást számba venni és ellenőrizni, hogy azok mögött megvan-e a megfelelő biztosítási háttér. Ha nincs, akkor – jellemzően – egy szerződéskiegészítéssel ez pótolható. Erre vonatkozóan egyébként a biztosítók is élnek megkereséssel. A könyvviteli szolgáltató saját érdeke is a feltételek változásának nyomon követése. Ilyen átgondolásra okot adó körülményváltozás lehet:

• ügyfélkör vagy árbevétel hirtelen megemelkedése, csökkenése;
• kockázatos iparágból jövő új ügyfelek;
• tevékenységi kör változása vagy hangsúlyeltolódás a nyújtott szolgáltatásokban.

A könyvelői szerződésben is hivatkoznak a felek a garanciákra. A könyvelőnek ebben a kérdésben is transzparensnek kell lennie. Fontos, hogy bármikor az ügyfelei vagy potenciális ügyfelei felé (azok kérésére vagy anélkül) be tudja mutatni a felelősségbiztosítása jellemzőit. A főbb paraméterek egy könyvelői felelősségbiztosítással kapcsolatosan a következők:

• Biztosító társaság neve.
• Biztosítási díjalap (jellemzően árbevételi limit).
• Kártérítési limit – Ft/kár.
• Kártérítési limit – Ft/biztosítási időszak.
• Önrész – általános (%).
• Önrész – minimum (Ft).

Amennyiben a könyvelőnek a biztosításkötés előtt nem volt felelősségbiztosítása, de már működött szolgáltatóként, akkor a biztosítási időszakot ajánlott retroaktív fedezettel kibővíteni.

Ha a szolgáltató a tevékenységét abba kívánja hagyni, célszerű az általa könyvelt időszakra vonatkozóan utófedezeti kiterjesztésről gondoskodni.

A könyvelővel szemben jogos elvárás, hogy ha már van szakmai felelősségbiztosítása, akkor ismernie kell annak igénybevételénél alkalmazandó eljárás menetét. Még akkor is fontos ez, ha eddig nem következett be semmilyen esemény, ami miatt erre szükség lett volna. Az eljárás különbözhet a tekintetben, hogy közvetlenül biztosítónál vagy brókeren keresztül kötötte a szolgáltató a szerződést. Az esetleges helytelen fellépés, igénybejelentés akár a biztosítási díj kifizetését is meghiúsíthatja.

A biztosítók szakmai felelősségbiztosítási szerződésből adódó kártérítési szolgáltatási kötelezettségének – egyéb feltételek teljesülése mellett – legfontosabb két alappillére a kárigény szabályszerű és időben történő bejelentése és a felelősséget elismerő nyilatkozat. Ez utóbbi tétel alátámasztásához a biztosító kéri az ügyfél (károsult) és a könyvelő közötti érvényes szolgáltatási szerződést azért, hogy kiszűrhesse az esetleges jogtalan (vagy akár csalárd) kártérítési igényeket. Ezért is fontos a könyvviteli szolgáltatásra vonatkozó szerződésnek a folyamatos karbantartása.

A biztosítási eljárás teljes időtartama alatt a könyvelőnek követnie kell a biztosító utasításait, ellenkező esetben meghiúsulhat a kártérítés.

A szakmai felelősségbiztosításon túl azt is célszerű egy előrelátó szolgáltatónak számba venni, milyen olyan egyéb esetek jöhetnek elő egy könyvelő munkájában, amelyekre köthető biztosítás, és amelyek fedezetet adhatnak az esetlegesen bekövetkező kiesésekre, veszteségekre. A teljesség igénye nélkül néhány átgondolandó biztosítási konstrukció:

• Vagyonbiztosítás – a szolgáltató eszközeire köthető. A könyvelőknél egy esetleges betörés, szabotázs vagy az irodában bekövetkező katasztrófa (csőtörés, leszakad a födém stb.) jelentős károkat tud a számítógépparkban előidézni. Az eszközöknek minél gyorsabb pótlása jelentős anyagi erőforrásokat igényelhet, amelyek részbeni megtérülése is segítség lehet.
• Ügyvezetői felelősségbiztosítás – egy olyan konstrukció, melyet vezető tisztségviselők, ügyvezetők köthetnek olyan esetekre, amikor harmadik személy él kárigénnyel a társasággal (könyvelőirodával) szemben. A harmadik fél lehet felszámoló, üzletfél, munkavállaló, külső tanácsadó, felügyeleti hatóságok. De előfordulhatnak olyan esetek is, amikor a szakmai felelősségbiztosításból kizárt károkozással kapcsolatosan merül fel az ügyfélben kárigény. Erre is nagyon sok példa van, és egy előrelátó könyvelőiroda-vezető tudja, hogy mindennemű, az ügyfélnek okozott károkért a polgári jog szabályai értelmében a ügyvezető, a vezető tisztségviselő kártérítési felelősséggel tartozik. Ezekre biztosítható így némi kárenyhítés. Lehet azt gondolni, hogy „Én egy kis könyvelőiroda vagyok, s nálam ez nem fordulhat elő”, de nem szabad elfelejteni, hogy egy kisebb létszámú és kisebb vagyonú cég ugyanakkora felelősséggel tartozik károkozás esetén, mint egy nagyvállalat, hiszen a ma érvényben lévő jogszabályok és rendelkezések alapján ez így működik, vagyis a felelősségvállalás nagysága nem függ a cég méretétől.
• Számítástechnikai hibákból eredő biztosítás – a könyvelés egyre jobban összefonódik az információtechnológiával. A könyvelők által nyújtott szolgáltatások már messze nem a Tartozik/Követel rögzítésről szólnak, hanem adatállományoknak a rendszerek közötti mozgatásáról, különböző formátumok konvertálásáról, azokban való szűrésekről, az egyik rendszerből nyert adatoknak egy másik rendszerben való további feldolgozásáról. Sok könyvelőnek kell kilépnie napi szinten a komfortzónájából – új informatikai ismereteket elsajátítania, soha nem látott feladatokat megoldania. Ilyen helyzetben a hiba előfordulásának is nagyobb az esélye. Éppen ezért jelenthet némi támaszt az ilyen jellegű feladatokból eredő károkra vonatkozó informatikai felelősségbiztosítás vagy a saját könyvelői felelősségbiztosításának egy ilyen jellegű kiegészítése.