Mit várhatunk el egy könyvelőprogramtól?

Nézzünk néhány érvet arra, hogy milyen elvárásokat fogalmaznánk meg, illetve milyen szempontokat tartanánk fontosnak, ha most kellene szoftvert választanunk. Természetesen a lista végtelen hosszú lehet, így a listát inkább továbbgondolás céljából kezdtem meg.

A cikk olvasásakor lehet, hogy sokszor lesz olyan érzésed, hogy „úristen, ez már alap” egy programban. Könyvvizsgálati tapasztalataim is azonban arra mutatnak, hogy bizony nagyon sok könyvelő esetében lenne szükség az adminisztráció fejlesztésére. Ha más miatt nem, akkor a hatékonyság és a hibalehetőségek csökkentése miatt.

Tárgyi eszközök

Vajon van-e tárgyi eszköz modulja a kiválasztott szoftvernek?

Fontos, hogy a szoftver képes legyen elkülönítetten kimutatni a Számviteli törvény szerint elszámolható értékcsökkenést, valamint a Társaságiadó-törvény szerintit is.

Az is egy jó dolog, hogy készíthető belőle üzembe helyezési jegyzőkönyv.

Hasznos, ha képes a támogatásból megvalósult beruházásokat külön kezelni, mivel ezekben az esetekben képesnek kell lennem figyelemmel kísérni a bekerülési érték költségenkénti elszámolásakor, hogy a passzív időbeli elhatárolásokat milyen mértékben szüntetem meg a rendkívüli bevételekkel szemben.

További fontos szempont lehet, hogy a fejlesztési tartalék terhére beszerzett eszközök esetében képes legyen figyelni, hogy meddig nem érvényesíthető a Taotörvény szerinti értékcsökkenés. A kezdetben biztosan ellenőrizni kell, hogy a program jól számol-e.

Vevők-szállítók ‒ a folyószámlát érintő kritériumok vizsgálata

Nagyon fontos, hogy a választott program kiválóan kezelje a folyószámlát mind a vevők, mind a szállítók vonatkozásában. Sok felesleges munkától „kímélhetjük meg magunkat”, ha a kiválasztott program tesztelésénél alaposak vagyunk.

Évekkel ezelőtt még úgy fogalmaztunk, hogy hasznos lehet, ha van a programon automata kontírozási lehetőség a manuális rögzítés mellett. Ma már azt mondom, hogy a választott programnak mindenképpen képesnek kell lennie arra, hogy külső rendszerből számlákat tudjon befogadni. Elsősorban a NAV OSA-rendszerére, vagy a számlázóprogramokban levő xml állományra gondolok.

Követelmények a folyószámlát érintő gazdasági események könyvelhetőségével szemben

A kézi könyvelés tipikus hibája volt a dupla rögzítés. Egy karakterrel elírod a számlaszámot, még a programnak sem tűnik fel. Az automata beolvasórendszerek erre is kiválóak. A számla sorszámát nem kézzel rögzíted, hanem az a NAV rendszeréből érkezik.

A legtöbb program automatikusan összepontozza a folyószámlatételeket a pénzügyi teljesítéskor. De vajon összevezeti-e automatikusan a „stornó” és helyesbítő számlákat? Bizonyára többen közülünk vettek már át olyan céget, hogy a nyitott folyószámla „kipontozatlan” akár több oldal is volt, mert pl. ha a számlasorszám-hivatkozásban egy szám- vagy betűeltérés volt, akkor már nem pontozta össze a program.

És akkor itt van például a banki mozgások automatikus feldolgozása. Számos megoldás van már arra, hogy a bankkivonatokat ne „kézzel” kelljen könyvelni. Ha teheted, válassz olyan programot, amiben ez alapból benne van. Ha nincs, akkor keress olyan megoldást, amivel a kiválasztott programot ki tudod egészíteni.

Megdöbbenek, amikor 2026-ban azt hallom, hogy egy könyvelőiroda akár több hónapra is el van maradva a bankkivonatok könyvelésével, mert arra már nem jut elegendő idő…

Tudok-e partnerre, számlaszámra, esetleg számlaértékre (forint vagy deviza) való hivatkozással keresni a folyószámla-analitikában?

Az egyik legnehezebb kérdés a devizás tételek kezelése. Magam is tapasztalom, hogy sok program ugyan átszámolja a devizás tételt forintra, de nem megfelelő a működése. Emiatt pedig az árfolyam-különbözet sem lesz helyes.

Ha tehát sok devizás tétel rögzítésére számítasz, akkor ez a program választásakor az egyik legfontosabb kérdés legyen.

Nagyon hasznos, ha tud korosító listát készíteni. Sok bank kér ilyet például egy hiteligénylésnél, amit nagyon egyszerűen megoldhatunk, ha van egy ilyen opció a programban.

Nagyon hasznos funkció, ha tudok fizetési felszólítást vagy egyenlegközlőt nyomtatni a programból.

És még egy számomra nagyon fontos érv a programmal szemben. Ha a könyvelési program listái kinyerhetők Excel-formátumban is, akkor az ezekkel való rendszerezésben a lehetőségek határa a csillagos ég. Azt hozod ki belőle, olyan elemzést csinálsz, amit csak akarsz. Ez az egyik legnagyobb bosszúságom volt a könyvvizsgálatok során, hogy nem tudtam xls-ben kapni listákat.

Nem elhanyagolható szempont az sem, egyre több ügyfélnek van igénye arra, hogy a kért információkat e-mailben, elektronikusan szeretné megkapni.

Áfaanalitikák, kimutatások, nyilvántartások

Kényes terület az áfaanalitika egy-egy szoftver vizsgálatakor, több szakmai szerző, valószínű, a gyakorlati tapasztalatai alapján regényt tudna írni erről. A könyvelők álma az olyan program, melyet be lehet úgy paraméterezni, hogy az áfabevallás sorainak megfelelően, ugyanolyan bontásban lekérdezhető legyen az áfaanalitika, részletezve a tájékoztató sorokat is.

Pedig ez már nem csak álom. Elvárás. Az e-áfa rendszerhez átadott adatokon már nem biztos, hogy fogunk tudni módosítani.

Ezért a teljes automatizmushoz hibátlan és tökéletes rögzítés és paraméterezés kell!

Vizsgálni kell, hogy hogyan tudja kezelni a program az EU-s áfakönyvelési tételeket, az eltérő árfolyamok kezelését (hiszen nem minden cégnél megoldható, hogy MNB „közép” árfolyamon könyveljük a szállítói számlákat is). A negyedéves összesítő kitöltéséhez a közösségen belüli értékesítésekről és beszerzésekről tudunk-e EU-s adószámonként listát kérni, megkönnyítve ezzel a munkánkat?!

Az áfaanalitikában fontos az áttekinthetőség, ez feltehetőleg a leggyakrabban ellenőrzött terület (NAV, átvilágító, könyvvizsgáló, banki minősítő), nem kifejezetten kellemes élmény az ellenőrzés során az ellenőrnek magyarázni, hogy pl. a vissza nem igényelhető áfát az analitika miért így vagy úgy tartja nyilván, és mit kell még hozzá kombinálni, hogy egyezzen.

Árak, szoftvertámogatottság

Természetesen a szakmai igények sora is még végtelen hosszú lehet.

A választáskor azonban nem elhanyagolható szempont az ár. Mivel valószínűleg hosszabb távú döntést készülünk hozni, ezért ne sajnáljuk az időt az ár-érték arány összemérésére. Nem biztos, hogy egy egyszerűbbnek tűnő „olcsóbb” program a végén is olcsó marad. Több programnál nem elhanyagolható a szoftverkövetési díj sem.

Több cégnél működik a bérleti konstrukció is, ami automatikusan tartalmazza a folyamatos szoftverkövetést, így előre tervezhető költségért mindig a legfrissebb verziót használhatjuk.

A döntés előtt mindig több programot nézzünk meg, és ne sajnáljuk az időt az összehasonlításra!

Hosszú távú döntést hozunk, legyünk tehát alaposak. Sokszor látom, hogy a közösségi oldalon kollégák segítését kérjük a választásban. Kiindulásnak jó lehet, de a programot végül nekünk kell majd használni.

Kérjünk demo verziókat, hisz fontos, hogy a kiszemelt szoftverünket működés közben is lássuk.